Pensem que pot ser oportú fer un parèntesi en les entrades sobre temes fiscals per comentar una notícia relacionada amb l’aprovació, per part del Govern de Catalunya, del projecte de llei de “simplificació de l’activitat administrativa per facilitar la reactivació empresarial i econòmica”.

És de justícia recordar que l’Ajuntament de Castellar del Vallès, de manera voluntària i com a un dels dos municipis pilots, va participar activament en aquest projecte i va ser el primer en implantar l’ordenança que regulava aquesta possibilitat de tramitació ràpida per aquestes tipologies d’activitats que es poden emparar en una declaració responsable o fins i tot en una comunicació prèvia, des de l’any 2012. A més, cal remarcar també, que és el primer ajuntament de Catalunya que va implantar aquestes tramitacions via online, fins i tot abans que ho tingués disponible el Canal Empresa. Òbviament, la col·laboració amb la Diputació de Barcelona i amb el Consorci de l’Administració Oberta ha estat clau i fonamental en aquest desenvolupament i implantació.

A més, l’Ajuntament de Castellar del Vallès, no ha aplicat ni aplicarà en tota la legislatura la taxa prevista a les ordenances per les activitats econòmiques. És a dir, a més de facilitar els tràmits, evita la despesa a les empreses.

Finalment, recordar que l’Ajuntament disposa de la Finestreta Única Empresarial des d’on es poden realitzar tots els tràmits de les empreses relacionats amb l’Ajuntament i que, per a els nous emprenedors i empreses, és punt PAE (Punto de Asesoramiento de Emprendedores) que permeten fer els tràmits de constitució de noves empreses sota la forma jurídica d’empresari individual i societat limitada, limitada nova empresa i fundació successiva.

Però tot aquest garbuix d’informació que hem comentat no va adreçat a defensar alguna actuació o defensar cap ideologia, simplement esmentem i constatem uns fets que són els que són i que han portat a l’Ajuntament de Castellar del Vallès a facilitar al màxim els tràmits i costos dins les seves possibilitat.  Però l’administració no només és la local i, des de les altres administracions, això és tot el que es pot fer per facilitar la vida a les empreses i reactivar l’activitat?. Realment és el que cal i és suficient? L’aprovació d’aquest projecte de llei, en el seu títol parla de “facilitar la reactivació empresarial i econòmica”. Estarem d’acord que cal, sí, però és del tot insuficient. En aquest cas, l’esforç per part de l’Ajuntament és molt important, més que el benefici que aporta a la pròpia empresa, però és del poc que pot fer un ajuntament. Però i la resta de les administracions?

Deixant de banda parlar d’educació, infraestructures, recerca,… hi ha tot un món legislatiu que ocasiona i provoca un esforç i un cost econòmic a les empreses i que ni tant sols s’està plantejant solucionar.

Val a dir que en aquest país hi ha una tradició poc ètica on no està mal vist el frau a nivell personal i empresarial (m’ho pots fer sense iva?), i molt mal vist a nivell polític. És frau de la mateixa manera, tot i que algun seria amb agreujants. Això comporta que l’administració reguli sota una premissa de desconfiança sobre l’administrat, incrementant el control i, per contra, ocasionant uns costos a l’empresa (caldria el model 347? i els resums anuals després de les liquidacions trimestrals?).

La majoria d’empreses acaben disposant d’un departament administratiu o de serveis subcontractats que destina la gran part del temps a “passar comptes amb l’estat”. Una gestió purament burocràtica i no productiva ni informativa que afecta principalment a les pimes i micros, que aproximadament són un 90% del teixit empresarial. Aquí sí que hi ha un gran camí per recorre i un potencial estalvi i millora de la competitivitat important. És a dir, si tot els personal d’administració de les empreses pogués dedicar el seu temps a generar informació per la millora de la gestió i de la competitivitat de l’empresa i no per passar comptes amb l’administració, això sí seria un “canvi d’orientació en la burocràcia administrativa” i passaria a ser un esforç orientat a la millora de la reactivació de l’activitat econòmica. L’alta inicial o els tràmits inicials, són només en el moment d’iniciar l’activitat o en l’obertura d’un nou local, establiment o planta, en canvi, la resta tenen un caire permanent en el temps. Potser seria interessant pensar-hi…

Tot seguit farem una descripció de les despeses fiscalment deduïbles que Hisenda considera pels autònoms i les característiques d’aquelles que presenten major dificultats, com el tema de l’habitatge i lloc de treball coincideixen, les de vehicle particular, i les que fan referència a viatge i vestuari.

Tot hi haver-hi diferències, pràcticament coincideixen amb les despeses deduïbles en el impost de societats. En aquest cas aprofundirem en els empresaris individuals que tributen en el règim d’estimació directa tan la normal com la simplificada.

L’article es divideix en quatre parts:

• Requisits d’una despesa per poder ser deduïble (I)
• Relació de despeses deduïbles a l’irpf (II)
• Despeses deduïbles especials: vehicle, local, viatge, vestuari (III)
• Despeses fiscalment no deduïbles (IV).

Cadascun d’aquests apartats suposarà una nova entrada en el bloc. De moment, avui analitzarem la primera d’aquestes:

1. Requisits d’una despesa per poder ser deduïble

En primer lloc, expliquem els criteris que Hisenda fixa per considerar que un desemborsament econòmic es pot considerar despesa deduïble fiscalment i que són:

• Han de ser despeses vinculades a l’activitat econòmica realitzada per l’autònom o, com diu Hisenda, despeses afectades a la mateixa.
• Han d’estar convenientment justificats mitjançant les corresponents factures i rebuts. Els tiquets, com a tal, no són vàlids.
• Han d’estar registrats comptablement per l’autònom en els seus llibres de despeses i inversions.

D’aquests tres criteris, els més curiós és el primer, doncs per determinades partides de despesa, l’autònom haurà de demostrar que corresponen a la seva activitat professional i no a la seva vida privada. Com per exemple, amb la despesa pròpia si allà es desenvolupa l’activitat, establint clarament el percentatge de despesa que es pot afectar a l’activitat i el que no. Aquest percentatge ha de coincidir amb el que s’estableix o es fixa al fer l’alta amb el 036/037 o bé a través del DUE.

S’ha de considerar que tota despesa relacionada amb l’activitat és deduïble, encara que hauràs de justificar-ho, pel que és molt convenient que estigui tot ben documentat i portar el llibre de despeses explicant el detall de cada factura per que en cas de tenir una inspecció es pugui defensar adequadament davant de l’inspector/a. No és convenient que abusis inflant les despeses perquè en cas d’inspecció no podràs defensar-ho i serà molt pitjor.

En relació al segon requisit, és el que està darrera de la costum dels autònoms de demanar factura per tot…

A la següent entrada intentarem explicar les despeses deduïbles a l’irpf.

A la jornada de fiscalitat del passat dia 2, uns dels aspectes que va generar més conflicte, va ser el tema de les despeses deduïbles i, en concret, les del tema del vehicle. Com a conseqüència del debat que es va general i a partir dels aclariments de la Yolanda Presa, la ponent i, dels coneixements que tenim, intentarem acabar-ho d’explicar, amb la particularitat que tenen els dos impostos, iva i irpf, que tenen un criteri totalment oposat en la seva interpretació normativa.

En relació a l’iva

Com es poden deduir les despeses d’adquisició i manteniment d’un vehicle particular que s’utilitza a l’activitat professional d’un empresari individual o autònom?

Aquesta és una de les preguntes habitual, dins de l’àmbit fiscal que fan les moltes persones que volen emprendre.

La normativa deixa la porta oberta a que, al final, hisenda en farà l’última interpretació i, no és cap garantia que es pugui deduir les despeses.  A més, per fer-ho més complicat, el criteri de l’iva és diferent al criteri de l’irpf.

En relació a l’IVA i, en resposta d’Hisenda a una consulta d’un advocat, van dir que es poden deduir el 50% de les despeses de l’iva que suportin en l’adquisició i manteniment del vehicle, sempre i quan puguis demostrar que l’utilitzes per l’activitat. Com es pot demostrar? Presentant un llistat de clients i les poblacions on es situen, l’agenda de visites (que no admetran una agenda feta d’un dia per l’altre, sinó que hauràs de gestionar-la mica a mica i ben documentada de les visites pactades amb mails, documents, pressupostos acceptats i que consti el dia de la visita, on es lliurarà el producte,… tot allò que justifiqui el desplaçament per a l’obtenció dels ingressos.

Només ens podrem deduir el 100% de l’iva quan el vehicle compleixi les següents característiques:

Vehicles mixtes utilitzats en el transport de mercaderies.

1. Vehicles utilitzats en la prestació de serveis de transport de persones a través d’una contraprestació.
2. Els utilitzats en la prestació de serveis d’ensenyament de conductors.
3. Els utilitzats pels fabricants en proves i assajos.
4. Els utilitzats en desplaçaments professionals pels representants o agents comercials.
5. Els utilitzats en serveis de vigilància.

En el cas dels vehicles mixtos, útils pel transport de mercaderies i persones fins a un màxim de 9 incloent el conductor, i en el que es pot substituir eventualment la càrrega parcial o total per persones, posant i traient seients.

Si tenim un monovolum o furgoneta que es pugui utilitzar per transportar material i, amés, està retolat el nom comercial, i a nivell personal disposem d’un altre vehicle, sempre que aquest vehicle o monovolum estigui catalogat com a industrial, podrem deduir el 100% de les quotes d’iva suportades tant en l’adquisició com en el manteniment.

Com més es pugui circumstàncies al voltant del vehicle serveixi per acreditar que el 100% del seu ús és purament professional, molt millor.

Arribat el cas, com més t’ajustis al 100% de la norma, més alta serà la garantia que en cas d’inspecció, l’Agencia Tributària consideri correcte la deducció de les quotes d’iva realitzades.

En relació a l’IRPF

Aquí sí que fa l’Agència Tributària té una claríssima interpretació. O es vincula 100% a l’activitat o no es vincula. Clarament deixant patent una incongruència absoluta, doncs la mateixa despesa té dues interpretacions segons el impost que es tracti. No hi ha l’opció de vehicle compartit al 50%.

La pràctica habitual és la deducció de les despeses dins de l’irpf en un 50%, però això no vol dir que estigui ben fet i, cas d’inspecció, si no pots acreditar les despeses aquestes no seràn acceptades perquè no s’ajustarà a la normativa.

Si decideixes imputar les despeses de vehicle perquè consideres que pots demostrar en cas d’inspecció que l’ús del vehicle és per l’activitat econòmica, l’Agència Tributària es reserva el considerar-ho o no despesa fiscalment deduïble.

Arribat el cas i que no sigui acceptat, sempre queda l’opció del recurs, doncs hi ha sentències favorables a la deducció. Però això suposarà un procediment administratiu lent i car.

Demostrar-ho pot suposar, doncs la càrrega de la prova recau en el subjecte tributari, amb fets i comprovants. Per exemple, això vol dir que, si et dedueixes les despeses d’una visita a un client feta a un altre municipi, caldrà disposar dels contactes previs per mail o registre de trucades, la targeta de la visita, si l’empresa fa raport, i els fruits posteriors de la visita, si hi ha hagut comandes. Vist això, caldrà ser molt meticulós i estricta en la recollida de la informació per poder-ho demostrar.

En cas de dubte, sempre  es pot demanar o sol·licitar per escrit a la Direcció General de Tributs un aclariment.

En canvi, sí que s’accepta com a despesa deduïble en l’irpf quan aquesta adquisició es realitza a través d’un rènting i/o un leasing, podent deduir el 100% de les quotes.

Tot sovint ens trobem persones que inicien una activitat pel seu compte i, superat tot el procés de formalització, han d’emetre la primera factura i no saben com fer-ho o tenen dubtes. Val a dir que existeix un reglament de facturació (RD 1619/2013), vigent des del 1 de gener del 2013.

Quan s’ha de fer una factura?

Tenim l’obligació, com empresari o professional, d’emetre i lliurar factura per les operacions portades a terme com exercici de l’activitat i, a més, hem de conservar una còpia de la mateixa, de la mateixa manera que guardem les que rebem dels nostres proveïdors. A més, aquesta pràctica s’ha de realitzar tant per les operacions amb IVA, les exemptes d’IVA i els que tenen règims especials d’IVA.

Amb excepció d’aquestes últimes, que hi ha casos que no caldria emetre factures, sempre s’està obligat a fer-les quan el destinatari sigui un professional o empresa i quan el teu client te l’exigeixi per a qualsevol aspecte tributari.

Quines dades han de figurar en una factura?

1. Número de la factura, que generalment s’inicia novament coincidint amb l’any natural. Si, aquesta numeració té també sèrie, també ha de figurar (per casos de delegacions.
2. Data d’emissió, que és la data de la factura.
3. Identificació amb nom i cognoms del emissor de la factura o nom de l’empresa i, així com del client, amb nom i cognom o nom d’empresa.
4. NIF de l’empresa o de la persona física.
5. Domicili complet (via, nom de la via, número, pis, porta, codi posta, població), tant de l’emissor de la factura com del client.
6. Descripció de les operacions realitzades o relació de productes, amb detall del preu unitari i del nombre d’unitats, fins que ens doni el import total de la factura o contraprestació.
7. Tipus impositiu d’iva i del recàrrec d’equivalència si escau, explicitant si s’aplica diferents tipus d’iva.
8. Si la factura va adreçada a un professional sota la forma jurídica d’empresari individual, coincideix el nom de la persona amb el nom de l’activitat, cal practicar la retenció d’IRPF.
9. Ha d’identificar-se clarament la quota tributaria, és a dir, el import sobre el qual s’aplicarà els tipus impositius.

10. El import total a pagar.

11. Si les activitats o operacions s’han realitzar en diferents dates, també s’ha d’identificar, encara que sigui diferent a la data d’emissió de la factura..

Tot seguir facilitem un parell d’exemples:

Aquest primer, correspon a una factura emesa per un autònom que presta serveis diversos i que factura a partir de les hores treballades. En aquest cas, coincideix la data d’emissió, de realització de les feines i de cobrament de factura. El tipus d’IVA aplicable és del 21% i en aquest cas, al tractar-se d’un autònom el professional que emet la factura, hi ha una retenció del 21% d’IRPF (import que l’empresa destinataria haurà de liquidar a Hisenda):

En aquest cas, la factura l’emet una societat a una altra societat, també amb els supòsits de cobrament al comptat i de coincidència de data d’emissió amb data de realització del treball:

Recordar, per acabar, que les activitat professionals, en el període impositiu d’inici de l’activitat i en els dos exercicis següents, així com els casos previstos a l’art. 95 del Reglament de l’IRPF, aquesta retenció serà del 9%.