Continuant amb el tema encetat la setmana passada, acabarem les entrades sobre la factura electrònica tractant els aspectes relacionats amb aquest document i l’administració pública, l’activitat privada. També les obligacions dels emissors i receptors; els avantatges que suposa i els formats digital acceptats.
Novetats pel 2015: Administració pública i activitat privada
Des del 15 de gener, és obligatori facturar electrònicament a tots els organismes de l’Administració Pública, Ministeris, Comunitats Autònomes, Ajuntaments com el de Castellar del Vallès, empreses públiques, etc. Per exemple, un subministrador de material escolar o productes de neteja a una escola pública.
També poden quedar exemptes les factures que els seu import no arribi als 5.000€ sempre que l’administració pública pertinent ho especifiqui reglamentàriament. També aquelles que l’administració endarrereixi el termini amb objecte de preparar el punt telemàtic de presentació de factures.
L’objecte és incrementar el control sobre els pagaments de les AAPP per reduir la seva morositat i millorar la competitivitat dels seus proveïdors, reduint les despeses i riscos financers.
Es crea un punt general d’entrada de factures electròniques per cada administració, en el que els proveïdors presentaran i tramitaran les factures que hauran d’estar en el format Facturae 3.2.1, que obliga a treballar amb proveïdors de facturació que tinguin integrat aquest format.
Això mateix també afectarà a les pimes i grans empreses que operin en el sector privat i que tinguin més de 100 treballadors o un volum anual d’operacions superiors al 6.010.121 € i, també, totes aquelles empreses que ho hagin sol·licitat explícitament.
Obligacions dels emissors d’una factura electrònica
Les obligacions que s’ha de tenir en consideració són:
- Crear la factura en una aplicació informàtica complint els requisits mínims exigits en una factura.
- Assegurar la llegibilitat del format de la factura.
- Garantir l’accés a les factures, ja sigui en la seva visualització, cerca selectiva, copia o descàrrega i impressió.
- Conservar les dades de la factura, no es necessari conservar la factura sinó la base de dades que l’ha generat.
- Comptabilitzar la factura.
- Garantir l’autenticitat, integritat i llegibilitat de les factures, garantint una pista fiable d’auditoria per fer un seguiment entre la factura i el lliurament dels bens i/o serveis.
Obligacions del receptor d’una factura electrònica
La persona que rep una factura, també té un seguit d’obligacions:
- Rebre la factura, garantint que es compleixin els requisits mínims exigits i que la firma electrònica sigui segura.
- Conservar la factura rebuda en el seu format original o bé delegar aquesta funció a un tercer.
- Assegurar la llegibilitat del format original.
- Garantir l’accés a la factura per poder visualitzar-la, cercar-la, copiar-la o descarregar-la i imprimir-la.
Avantatges de la facturació electrònica
Entre els que destacarem els següents:
- Estalvi de costos
- Reducció del temps de gestió
- Mecanització en la comptabilització i l’administració.
- Millorar l’eficiència.
- Millorar la seguretat de la factura en paper, reduint la probabilitat de falsificació.
- Eliminar espais de magatzem de documents.
- Integrar les aplicacions internes de l’empresa.
- Reducció de despeses en paper.
- Facilitar les transaccions.
Quin format s’ha d’utilitzar per la factura electrònica
Quan parlem de format de la factura, ens referim al fitxer que suporta el contingut legal de la factura. Es poden utilitzar diferents formats per fer una factura electrònica i que són:
- XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre altres.
D’aquests, els més utilitzats són:
- el pdf, d’ús habitual quan el destinatari és un particular, professional o pime i es vol guardar electrònicament la factura.
- XML, aquest format és el que utilitza l’Agència Tributaria, facturae.
- EDIFACT, és el format que s’acostuma a utilitzar quan l’enviament és d’ordinador a ordinador, i el destinatari acostuma a ser una empresa que tracta de forma automatitzada la informació.
